Как сэкономить 55 часов в месяц на контроле сроков поставок: кейс автоматизации Битрикс24 для логистов

Как защитить бизнес от смещения сроков поставки и безответственности контрагентов, не выделяя на это дополнительные ресурсы?

Рассказываем, как мы настроили умный контроль процессов закупки и доставки в Битрикс24 для крупной логистической компании, избавив сотрудников от рутинной ручной работы.

Вводные данные

• Заказчик: логистическая компания, осуществляет международные поставки производственного оборудования и прочих комплектующих (импорт из Китая, ЕС и стран персидского залива).
• Объем ежедневных логистических сделок: ~50 штук.
• Количество сотрудников в процессе доставки: 8 человек (5 менеджеров и 3 логиста).
• Специфика: высокие риски смещения графиков из-за перегрузки пограничных переходов, изменения таможенных правил и влияния внешнеполитических факторов.

Как это работало раньше

• Менеджер заключает договор с поставщиком и указывает плановый срок поставки товара в карточке сделки.
• При наступлении этого срока сделка должна автоматически переходить на стадию «Задержка товара от поставщика».
• Менеджер связывается с поставщиком, выясняет причины и сдвигает срок поставки на новую дату.
• Логист получает информацию о переносе вручную от менеджера (в чате) либо самостоятельно заходит в каждую сделку и проверяет даты.

Техническая реализация предыдущего подрядчика

Предыдущий разработчик подошёл к задаче стандартно и «в лоб».

Было техническое требование: если наступает срок поставки, карточка должна автоматически перемещаться на стадию «Задержка товара от поставщика».

Разработчик настроил робота, который запускался на базовой стадии «Ожидание товара от поставщика» (туда сделки попадают сразу после оформления документов). Робот проверял условие: если срок поставки наступил (меньше или равен текущей дате), то карточка сдвигалась на этап «Задержка товара от поставщика».

На первый взгляд всё кажется логичным. Но дьявол крылся в деталях.

Проблемы старой реализации

Механизм регулярно ломался и не отрабатывал в следующих сценариях:

• Менеджер менял срок поставки в тот момент, когда сделка уже находилась на стадии «Ожидание товара от поставщика».
• Сделка временно передвигалась на любую промежуточную стадию.
• Менеджер забыл сразу указать срок и добавил его в карточку уже после того, как она перешла на этап ожидания.
• Сотрудник увеличивал срок поставки, но карточка при этом уже находилась на стадии «Задержка товара от поставщика».

Все эти подводные камни регулярно всплывали более чем на половине текущих сделок. Логисты не видели реальной картины движения грузов в реальном времени.

Какую задачу мы решали

Мысль, которую мы держали в голове - не сломать уже работающую автоматизацию портала, но при этом сделать процесс контроля сроков на 100% надёжным.

Были собраные все требования:

1. Сделка должна переходить в «Задержку» автоматически, независимо от того, в какой момент и на какой стадии менеджер заполнил или изменил срок поставки.
2. Если срок перенесли (увеличили), находясь на стадии «Задержка», сделка должна автоматически возвращаться обратно в «Ожидание».
3. Логисты должны мгновенно узнавать об изменениях сроков без необходимости дёргать менеджеров.

Стандартные роботы Битрикс24 с такими ветвлениями условий и возвратами стадий не справляются. Поэтому мы переписали логику на бизнес-процессах.

Техническая реализация в Битрикс24

Чтобы автоматизация работала незаметно в фоновом режиме и мгновенно реагировала на любые изменения в карточке сделки, мы использовали связку Бизнес-процесс + Триггер.

• Бизнес-процесс: Отвечает за своевременный перенос сделки в стадию «Задержка товара от поставщика».
• Триггер: Возвращает карточку на стадию «Ожидание товара от поставщика», если на этапе задержки менеджер зафиксировал новый увеличенный срок (дата стала больше, чем «сегодня»).

Важный нюанс: Чтобы не плодить лишние процессы и не допускать одновременного запуска нескольких БП (это бы ломало автоматизацию), мы встроили нашу автоматизацию последовательным блоком в уже существующий на портале бизнес-процесс, работающий по событию «при изменении сделки».

Ещё один важный фактор - логисты должны узнавать об изменении срока поставки товара без участия менеджера. Выбран групповой чат с автоматическими уведомлениями.

Использованные активити в дизайнере бизнес-процесса:

• Пауза робота: приостанавливает процесс до наступления даты «Срок поставки от поставщика». Если дата наступила, а товар не пришёл — сделка перемещается на «Задержку». Если дату изменили до её наступления, текущий БП перезапускается и планирует новую паузу.
• Прерывание процесса: останавливаем предыдущие паузы, чтобы дата смены стадии на "Задержка товара от поставщика" всегда была актуальной.
• Отправить сообщение в групповой чат: как только сделка возвращается со стадии задержки обратно в ожидание, система отправляет автоматическое уведомление в чат логистов с указанием нового срока.

Настройки триггера возврата на стадию «Ожидание»:

• Поле «Срок поставки от поставщика» больше, чем текущая дата.
• Текущая стадия равна «Задержка товара от поставщика».

*Напомню, что карточка должна вернуться из "Задержка товара от поставщика" назад в "Ожидание", если срок поставки установили больше, чем текущая дата.

Как это выглядит на практике для сотрудников

1. Менеджеры, как и раньше, просто заполняют поле «Срок поставки от поставщика». Им больше не нужно вручную следить за датами.
2. Сделка автоматически падает на стадию «Задержка», если дата наступила, а груз ещё не получен. Изменить и скорректировать срок менеджер может в любой момент.
3. Карточка сама возвращается в «Ожидание товара от поставщика», как только в поле вносится новая актуальная дата.
4. В Битрикс24 создан закрытый рабочий чат «Изменение срока поставки от поставщика». Робот мгновенно присылает туда уведомление со ссылкой на сделку и новым временем прибытия. Логист сразу видит изменения и оперативно оптимизирует другие цепочки поставок.

Так мы закрыли все "хотелки" и не сломали старую логику.

Результат в цифрах

Внедрение умного контроля позволило полностью исключить ручные действия сотрудников на стыке отделов продаж и логистики:

• Сэкономили 55 часов рабочего времени сотрудников в месяц.
• Снизили нагрузку на ФОТ на 30 000 рублей ежемесячно за счёт освобождения специалистов от рутинного ручного мониторинга базы.
• Обеспечили 100% прозрачность поставок: логисты всегда видят реальные сроки прибытия грузов и могут гибко управлять цепочками поставок.

Использованные технологии

• Платформа: Битрикс24 (тариф "Профессиональный")
• Инструменты автоматизации: дизайнер бизнес-процессов, триггер CRM.
• Коммуникации: групповой чат Битрикс24.