Автоматизация оплат импортера оборудования через Битрикс24 API

Немного предыстории

Специфика бизнеса нашего клиента в том, что он осуществляет поставки производственного оборудования и прочих комплектующих из-за рубежа.

Ежедневный объем таких оплат составляет, только вдумайтесь, от 30 до 50 штук.

Заявок реально много.

Для удобства назовем заказчика ООО "Карго".

Крупными мазками процесс следующий:

• Поступает заявка от местного клиента
• ООО "Карго" ищет продавца за рубежом
• Выбирает лучшее предложение по разным криетриям: срок, цена и другие.
• Клиент принимает решение о покупке
• ООО "Карго" оплачивает закупочную цену поставщику
• Поставщик доставляет товар в РФ
• Клиент оплачивает итоговую цену ООО "Карго".

Огромное количество времени занимает пункт 5 - оплата поставщикам.

Раньше это было так

Бухгалтер и сам директор ООО "Карго" ежедневно заходили в каждую карточку. Смотрели сумму и реквизиты поставщика.

Далее проводили оплату вне системы Битрикс24.

Проблема в том, что для отображения ниформации нужно ходить по всем карточкам по отдельности и поочередно проводить оплаты.

Реальные цифры - 60 секунд на каждую карточку и практически час на рутину в день.

Я думаю, что вы понимаете, что этот час явно полезнее уделить реально важным задачам, а не выполнять монотонное и повторяющееся действие.

Как мы размышляли над задачей

Интересный факт в том, что мы не ждали, пока Заказчик сам придет к нам с задачей.

Сразу после того, как мы узнали реальное положение дел, то стали между коллегами общаться и задавать себе резонный вопрос - а зачем?

Зачем заниматься ручной работой и перебирать 50 карточек в день выполняя одлно и тоже.

Были варианты:

• сделать дашборд в BI-интерфейсе Битрикса;
• вывести нужные поля в просмотр канбана смарт-процесса;
• сделать страницу с одной кнопкой "Скопировать".

Первый и второй варианты не дают нам скорости. В случае с BI-аналитикой бухгалтер должна зайти в BI, найти нужный отчет, выбрать даты и получить таблицу. Потом таблицу нужно скопировать вручную, выделяя нужные данные.

Второй вариант практически ничего не давал, мы убирали лишь один клик и не проваливались бы внутрь карточки.

А наша идя фикс - это ускориться в 10 раз.

Что мы предложили

Мы остановились на собственном интерфейсе.

Использовали уже существующий сервер, где крутится сайт Заказчика.

Обсудим наше финальное предложение с Заказчиком и сошлись на формате таблицы с перечнем всех сумм и реквизитов построчно. Берем данные только из одной стадии нашего смарта "Оплаты".

Внизу должна быть единственная кнопка "Копировать".

Данные формируются автоматически и в режиме реального времени.

Для реализации использовали следующий стек:

• HTML;
• CSS;
• вебхук (REST API).

Выгрузили 2 пользовательских поля в рамках одной строки списка:

1. Оплата в RMB
2. Реквизиты

Как это выглядит сейчас

Чего добились

Теперь к цифрам "после".

Мы смогли сократить сбор все нужной информации в 50 раз.

Да да, в пятьдесят.

Если раньше бухгалтер или директор тратили на это 50 минут, то сейчас одну минуту.

Страница с таблицей всегда на вкладке пред глазами. А если случайно её закрыли или появился новый ответственный, то слева в меню Битрикс24 создан специальный пункт "Список оплат".

При клике на него открывается наша страница.

Финальная мысль такая:

"Все гениальное - просто".

Результат: сокращение рутины, повышение эффективности финансового отдела и высвобождение стратегического времени директора.

Теперь мы думаем над тем, как автоматизировать фактический процесс оплат.

Но об этом расскажем в будущем.